在如今的快节奏 工作环境中，“多任务处理”被广泛视为一种用来夸赞别人的方式，许多职场人士甚至认为这是效率、灵活性以及工作能力的体现。但根据我多年从事传媒、资管等工作的经验甚至是血泪教训来看，“多任务处理”不仅算不上能力的体现，相反恰恰是导致效率低下、严重影响工作成果的重要诱因。当你面对繁杂的工作任务时，你越是试图同时完成多项任务，越容易陷入低效率的困境。那么作为管理者，你如何看待“多任务处理”？
多任务处理是导致工作或管理能效低下的罪魁祸首 作为一位曾经在传媒和资管领域工作了近30年的老炮儿，我先来表态：身为管理者，我们不仅要对“多任务处理”这一行为重新审视甚至深刻反思，更要即时纠正这一不良做法、改变工作和管理习惯。在企业管理过程中，对事务进行清晰分级，明确工作任务的“重要”与“紧急”等级，才能实现更高效的工作和管理能效。回想过去的工作，我曾经也听信人们对“多任务处理”能力的鼓吹，把同时兼顾多项工作视为一种追求，但现实却啪啪打脸。我先说说我自己的经历，在早些年经营北京的传媒公司时，通常要同时应对杂志的编辑、运营和客户合作方案的制定，还有与诸多客户的周旋。在处理每期杂志选题的过程中，突然想起某个方案应该增加某个元素或细节，当打开方案寻找适配的素材图片或思考方案表述方式时，又触发了需要及时回复工作邮件的记忆，于是又打开邮箱回复邮件，而在回复邮件的过程中，又觉得应该马上和邮件接收人相关的一个新客户预约会面······就这样，选题没有及时完成、方案没有交付、邮件回复没充分思考、和新客户的预约也被无限期推后！其实不止是我，太多的职场人和管理者其实都是在这样的工作方式和习惯中混沌着。多任务处理不仅不会带来效率的提升，反而会增加管理和沟通的时间成本。有效管理或工作的关键在于合理分配注意力，通过明确任务的“重要”和“紧急”程度，帮助团队专注于更为关键的任务，而不是被多任务的混乱切换所困扰。让我们一同探讨一下如何通过更合理的任务分类和优先级管理，来摆脱“多任务处理”带来的能效陷阱。为什么说“多任务处理”低效？我们的大脑并非为同时处理多个需要专注的任务而设计，从机能上讲，我们并不是真正在“多任务处理”，而是在实施“任务切换”。确切的说，就是从一个任务切换到另一个任务，这个过程不仅会打断专注，消耗认知资源，并且在每次切换的过程中需要相应的时长来适应新的任务，就像手机在运行一个程序时打开另一个程序的过程是一样的，这会延长每一项任务的完成时间。因此，管理者也好，工作者也罢，我们都需要将任务按“重要”和“紧急”的程度进行分组管理，以便在团队管理或工作过程中形成明确的工作优先级。例如，可以运用“艾森豪威尔矩阵”将任务划分为以下四个类别：重要且紧急：需立即处理的关键任务；重要但不紧急：需要时间和专注，但不必马上完成的长期目标；紧急但不重要：需尽快处理，但对整体战略影响不大的任务；既不重要也不紧急：可以推迟或委派他人处理的次要事务。通过任务的分类管理和按等级实施，团队成员可以减少任务切换消耗的时间和精力，从而更加专注于高优先级的事务，实现更高的效率和产出。 “多任务处理”导致效率下降的实例在企业管理过程中，“多任务处理”表现形式多种多样。例如，员工在开会期间回复邮件，管理者同时处理多个项目却未明确优先级，都会导致工作或管理效能的下降。以下是几个比较典型的例子，这些例子暴露了“多任务处理”及未针对任务合理分级管理的弊端：1. 工作质量降低以普恩特商业服务的日常运营为例，负责多个客户项目的团队成员如频繁在项目间切换，将难以实现我们对高质量服务的实现。若未能按照“重要”和“紧急”程度对任务进行分级，他们的注意力会严重分散，甚至致使信息传达不完整不准确，最终导致客户跟踪和项目成果不达标。2. 员工倦怠与士气降低在Khmer Times中文网的日常编辑工作中，我也观察到多任务处理的负面影响。被要求同时处理多项任务的编辑和记者因缺少清晰的优先级指导，难以很好的完成所有任务，有的甚至会心力交瘁。这类情况会影响整个团队甚至是整个公司业务运营的稳定性。3. 决策质量受影响当管理者需要同时处理多个决策任务却未按优先级进行合理分配时，往往会忽略重要细节或仓促下结论，决策疲劳也会因此加速产生。在这种情况下，管理者的判断力和清晰度都会明显下降，从而影响公司未来的整体发展方向。专注的重要性：如何在管理中提升效能与其鼓励和推崇“多任务处理”，不如在管理中营造一个有明确优先级和做事专注的企业文化环境，这样团队成员可以把精力集中于“重要且紧急”的任务。以下是几点具体建议：1. 明确优先级，合理安排时间通过优先级分配，例如“艾森豪威尔矩阵”，管理者可以帮助团队成员在“重要”和“紧急”的任务上聚焦。同时，还可以推行时间分配法，即为特定任务分配不间断的时间段。这样不仅可以减少任务切换所消耗的时间，也能让员工专注于关键任务，而不用在多个任务间频繁切换；2. 减少数字化分心工作邮件、即时消息等数字化信息是导致“多任务处理”弊端的常见诱因。通过在团队中设定在特定时间检查信息的规则，管理者可以帮助团队避免工作过程被频繁中断，使得员工在处理高优先级任务时能保持专注。这种方法不仅能提升员工的工作体验，也能显著提升整个团队的生产力。3. 以身作则示范专注行为管理者可以通过自身行为树立榜样，例如减少会议次数，优化会议的核心内容，优先处理“重要且紧急”的任务。这样一来，团队成员也会在每次达成的价值与成果中受到鼓舞，并逐步形成以专注和优先级分配为主的良好工作习惯。重新定义生产力标准在这个竞争日益激烈的时代，一个企业能够做到在业务上聚集、一个管理者能够做到在精力上专注的组织反而是更加具有竞争力的。由于有多年企业和项目的管理运营经验，我深刻认识到管理者在其中扮演着至关重要的角色。我们不仅要设定合理的优先级，还要引导团队通过清晰的任务分类和专注习惯实现最佳效果。作为一个机构的领导者，我们需要从“忙碌的表象”向“高质量的成果”转变。建立一套清晰的事务优先管理机制，推动企业成为员工工作质量和工作俱佳的工作氛围和企业文化，是企业成功的重要保障，更是商业管理的致胜之道、长远之道。
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